電子契約導入時に効果的なカスタマイズのご紹介 | 電子契約

日鉄ソリューションズ株式会社
ワシントン州米国公認会計士　斎木康二

カスタマイズのご紹介

その11「スモールスタートのすすめ」の回にご紹介したように、電子契約導入時にはなるべくカスタマイズせずに導入し、効果を確認してからじっくりカスタマイズの検討されることをおすすめしています。

しかし、実案件では、最小限のカスタマイズを実施することで大きな効果をあげる例も多く、お客様とご相談の上、カスタマイズ対応を行っています。

今回は、実例が多く、効果の高いカスタマイズについてご紹介していきます。

購買/販売事務処理作業自動化ソリューション例　（購買/販売システムとの連携）

注文書、注文請書、請求書などの帳票が出力される既存の購買/販売システムと電子契約サービスの連携は、最も一般的で効果的なカスタマイズです。

購買/販売システムからの各種帳票の出力先をプリンタからPDFファイルに変更いただき、PDFファイル出力するとともに、取引先、文書種別、金額、日付などの必要な検索属性をCSVファイル形式に出力し、両者を電子契約サービスに取り込みます。
さらに、必要に応じて電子署名機能を組み込み、例えば購買システムから出力された注文書が電子署名とタイムスタンプを付与されて電子契約サーバにアップロードされるまで自動化することもしばしばあります。

購買/販売システムとの連携というと、工数のおおきな開発をイメージされる方が多いと思いますが、実はPDFファイルとCSVファイルの受け渡しだけですから、比較的工数も小さく、効果的なカスタマイズといえます。

決済/承認業務と受発注のシームレス化ソリューション例　（承認ワークフロー連携）

購買や受注などの承認をワークフローシステムを利用して行っている企業も多くあります。この承認ワークフローと電子契約サービスの連携も比較的ご要望の多いカスタマイズです。

例えば、購買承認ワークフローで発注を承認された注文書を電子契約サービス側で電子署名を付与して、電子契約サーバにアップロードし、取引先にメールで注文書がアップロードされたことを通知します。
電子契約と連携するまでは、購買承認ワークフローで承認された注文書についても、承認後書面に印刷し、捺印をして郵便で送付していたわけで、手間と時間がかかる作業でした。それがこの連携により、ワークフローで承認されると自動的に注文書が先方に送られるわけですから、大幅な購買業務の省力化、早期化につながります。

この承認ワークフロー連携を実装する場合、前記の購買/販売システム連携とこの承認ワークフロー連携を組み合わせる例がほとんどです。

サプライヤー・取引先ポータルへの電子契約組込ソリューション例　（ポータルサイト連携）

既存のポータルサイトに電子契約サービスをメニューとして組み込むカスタマイズも効果的です。例えば、組み立て加工メーカーが部品メーカーに提供しているサプライヤー向けポータルサイトに電子契約サービスを組み込み、見積書、注文書、請求書などのやりとりをポータルサイト画面から行う場合です。

このような場合、ポータルサイトと電子契約サービスのシングルサインオンや、画面デザインの変更などがしばしばご要望いただく機能になります。

契約書管理システム構築ソリューション例　（契約管理機能アドオン）

電子契約サーバに保管された契約文書を締結後も様々な方法で検索することで、電子契約サービスを自社の契約書管理システムとしても利用したいというご要望も多くいただきます。

通常の属性検索だけであればカスタマイズは不要ですが、全文検索をおこなったり、雛形契約書との差異について検索したいといった場合などカスタマイズが必要になります。また、契約書の電子化にともない、全文検索の組み込みも有力なソリューションとなります。

過去に締結した書面の契約書と電子ファイルの契約書の統合管理ソリューション（NsxpresⅡ原本管理サービス連携）

電子契約導入前に取り交わされた大量の紙の契約書も電子的に管理したい場合、弊社原本管理サービスとの連携をお勧めしています。
原本管理サービスとは、まず既存の紙の契約書（原本）を弊社トランクルームにおあずかりして保管し、ユーザが検索後が表示したい場合に、その場で併設する入出力センタで入力サービスを行いお手元のPCで閲覧できるようにするサービスです。すべての契約書をスキャナ入力する必要がないので、簡単にスタートできます。

カスタマイズについて

以上のように、弊社サービスは様々なシステム連携やカスタマイズに対応でき、大きな効果を上げています。ただし、カスタマイズはその保守の問題やバージョンアップ対応の問題がどうしても残ります。効果を上げる最小限のカスタマイズについて是非ご相談ください。

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電子契約導入のための20のヒント : 目次

1. 法令

1.1 電子帳簿保存法 : 電子契約で税務調査に対応できるのか？
1.2 電子帳簿保存法 : 電子契約と書面契約の混在に問題はないのか？
1.3 電子帳簿保存法 : スキャナ保存と電子契約
1.4 電子署名法 : 注文書や注文請書を本当に電子化して大丈夫か？
1.5 電子署名法 : 電子署名の証拠力
1.6 印紙税法 : 電子契約の場合、本当に印紙税を払わなくてよいのか？
1.7 下請法 : 下請法対応に関する注意点
1.8 建設業法 : 建設請負契約の電子化について

2. 技術

2.1 電子署名 : 電子署名・署名検証の作業イメージは？
2.2 電子署名 : 電子署名のしくみとはたらき
2.3 電子署名 : 電子証明書を選択する５つのチェックポイント
2.4 電子署名 : 長期署名について～10年を超える契約への対応～
2.5 タイムスタンプ : タイムスタンプの効果としくみ
2.6 EDI : 電子契約とEDIは何が違うのか？

3. 運用

3.1 導入目的 (ROI・購買プロセスの見える化) : 電子契約導入のためのROI算出方法
3.2 導入目的 (ROI・購買プロセスの見える化) : 電子契約による購買プロセスの見える化
3.3 機能 (契約書管理・カスタマイズ) : 電子契約の導入で契約書管理を劇的に改善
3.4 機能 (契約書管理・カスタマイズ) : 電子契約導入時に効果的なカスタマイズのご紹介
3.5 手順 (スモールスタート・取引先説明) : スモールスタートのすすめ
3.6 手順 (スモールスタート・取引先説明) : 取引先に参加してもらうにはどう説明すればいい？)

※本記事は一般的な情報提供を目的としており、法的助言として依拠すべきものではありません。また法令改正等により変更される場合があります。具体的な事案については、当該事案の個別の状況に沿って、別途法律専門家等にご相談ください。