電子契約の導入で契約書管理を劇的に改善 | 電子契約

電子契約の導入で契約書管理を劇的に改善 | 電子契約

日鉄ソリューションズ株式会社
斎木康二

契約書管理の難しさ

書面の契約書の管理はなかなか難しいものです。

「過去の契約書がなかなか見つからない」「他部門の契約情報が共有できない」などといった声をしばしば耳にします。

契約書管理が難しい原因はいくつかあるのですが、根源的な原因のひとつに媒体が紙であることがあります。実は検索の問題、管理の問題、原本性の問題など様々な問題は媒体が紙であることから生じていて、媒体が紙から電子にかわることで、一気に解決できることが多々あるのです。

今回は、まず「書面の契約書管理の問題点」を原因別に整理し、次に「電子契約導入による劇的改善」について具体的に紹介していきたいと思います。

契約書管理が難しいのは、媒体が紙だからなんだ。契約書を電子化することで多くの問題が解決できるんだ。

書面の契約書管理の問題点

書面の契約書管理の問題点を「見える化の問題」「検索の問題」「原本管理の問題」の3つに分類し、整理してみました。

(1) 見える化が難しい

書面の契約書の「見える化」、つまり「全社で共有すること」、「リアルタイムに共有すること」は紙である媒体の性質上、困難です。ですから次のような問題が生じています。

  • 「A社と秘密保持契約を締結したい。そのために、まず自社の他部門で過去に同様の契約を締結しているかどうか確認したいのだが・・・」(全社共有の問題)
  • 「全国の支店で発注した注文書をリアルタイムで共有、し、購買価格低減を実現したい。でも共有には時間がかかる」(リアルタイム共有の問題)

(2) 検索が難しい

電子ファイルでは簡単に使える全文検索や属性検索も書面の文書では使えません。また、書面で取り交わした契約の場合、交渉の経緯なども含めてDB化されることはまれです。 しかし契約書検索のニーズは大きく、例えばこのような要望が聞こえてきます。

  • 「損害賠償規定についてB社から『現実に発生した通常かつ直接の損害』という文言を『通常かつ予見しうる損害』に変更依頼があった。過去に自社で『通常かつ予見しうる損害』という文言とその類似の文言を使った前例があるかどうか全文検索してほしい」(全文検索、類義語検索)
  • 「我社の雛形契約書の有効期間条項を修正して顧客と締結した契約を全て抽出したい」 (雛形修正箇所検索)
  • 「前任者が5年前に締結したC社との契約の条項が雛形から修正されている。なぜ修正がなされたのか、顧客との交渉の経緯を知りたい」(交渉経緯の検索)

(3) 原本管理が難しい

民事裁判の証拠としても、税務調査でもとめられる証憑としても契約書の原本を絶対安全に管理し、かついつでも検索できるようにしておくことは重要です。ここでも紙媒体の契約書にはいろいろと問題があります。

  • 「お客様との契約条項の確認、修正のため、契約書原本がすぐに必要だ。でも原本は東京本社の倉庫にあって取り寄せに2日ほどかかってしまう」(原本保管場所、とりよせの問題)
  • 「原本は1つだけだから、災害にあって消失したら取り返しがつかないな。どこで保管すれば絶対安全なんだろう?」(原本の災害対策の問題)

電子署名とタイムスタンプのついた契約書なら、何回コピーしてもどれもが原本として扱われるのね。

電子契約の導入で契約書管理が劇的に改善するその理由

以上みてきた書面の契約書管理の3つの問題は、電子契約の導入により抜本的に解決してしまうのです。それぞれの問題がどうして解決されるのか説明します。

(1) 全社の契約書情報をリアルタイムに共有

電子契約の導入により、全社で締結されるあらゆる契約文書が「電子契約サーバ」を経由して客先と取り交わされるようになります。

つまり、電子契約サーバへの適切なアクセス権限さえ設定すれば、全社の契約情報が、契約と同時にすべて参照できるようになるのです。また、取り交わされた契約書は電子契約サーバ内にそのまま保管されるので、過去の契約書も共有できるようになります。

先ほどのべた書面契約では解決困難な全社共有の問題、リアルタイム共有の問題も電子契約では、導入と同時に解決できるのです。

すべての契約書が電子契約サーバを経由するから、契約書をとりかわしたそのタイミングで、全社の契約書の共有ができるんだ。

(2) 様々な検索が可能

電子契約で扱う契約書はテキストデータで作成され、検索属性などをつけられてDB上で管理されています。契約内容について検索する場合、書面の契約書では目で読むしか方法がなかったのですが、電子ファイルの契約書はテキストデータで作成されているので全文検索ができるようになります。これは劇的な効果をもたらします。

また、重要な修正項目については検索属性として登録したり、契約交渉を「掲示板」「ディスカッション」などに残すことで、あとからの契約経緯の確認も容易になります。

電子ファイルは全文検索の対象になるから、いろいろな検索ができるのね。

(3) 原本が複数存在

一般に電子ファイルをファイルコピーした場合、原本とコピーは全く同じものです。

ですから、電子契約で用いる電子署名、タイムスタンプを付与した電子ファイルの契約書も、ファイルコピーして複製をとっても、原本と全く同じで、署名検証やタイムスタンプ検証を行えます。

つまり電子契約で利用する契約書は複製してもどちらも原本(書面の場合と区別するため原本性といいます。)なのです。

これにより先ほど提示した書面の原本管理の問題点は一気に解決します。

原本のとりよせは電子契約サーバからのダウンロードですぐにできます。また、電子契約サーバの内容を複数個所でバックアップしておけば、災害時にも契約書原本を守ることができます。

契約書の見える化による「コンプライアンス強化」「購買価格低減」

以上みてきたように、電子契約の導入により、契約書管理は強化・効率化します。電子契約というと印紙税や郵送費などコスト削減がクローズアップされますが、実は「コンプライアンス強化」や「購買強化」などを目的に導入される企業のほうがむしろ多いのかもしれません。

電子契約というと、印紙節減に目を奪われがちだけど、本当はコンプライアンス強化も大切な役割なんだ。


電子契約導入のための20のヒント : 目次

1. 法令

1.1 電子帳簿保存法 : 電子契約で税務調査に対応できるのか?
1.2 電子帳簿保存法 : 電子契約と書面契約の混在に問題はないのか?
1.3 電子帳簿保存法 : スキャナ保存と電子契約
1.4 電子署名法 : 注文書や注文請書を本当に電子化して大丈夫か?
1.5 電子署名法 : 電子署名の証拠力
1.6 印紙税法 : 電子契約の場合、本当に印紙税を払わなくてよいのか?
1.7 下請法 : 下請法対応に関する注意点
1.8 建設業法 : 建設請負契約の電子化について

2. 技術

2.1 電子署名 : 電子署名・署名検証の作業イメージは?
2.2 電子署名 : 電子署名のしくみとはたらき
2.3 電子署名 : 電子証明書を選択する5つのチェックポイント
2.4 電子署名 : 長期署名について~10年を超える契約への対応~
2.5 タイムスタンプ : タイムスタンプの効果としくみ
2.6 EDI : 電子契約とEDIは何が違うのか?

3. 運用

3.1 導入目的 (ROI・購買プロセスの見える化) : 電子契約導入のためのROI算出方法
3.2 導入目的 (ROI・購買プロセスの見える化) : 電子契約による購買プロセスの見える化
3.3 機能 (契約書管理・カスタマイズ) : 電子契約の導入で契約書管理を劇的に改善
3.4 機能 (契約書管理・カスタマイズ) : 電子契約導入時に効果的なカスタマイズのご紹介
3.5 手順 (スモールスタート・取引先説明) : スモールスタートのすすめ
3.6 手順 (スモールスタート・取引先説明) : 取引先に参加してもらうにはどう説明すればいい?)

電子契約導入のための20のヒント
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