• 「データ可視化サービス」SysTrackが可能にする「働き方改革」② ~社員の業務把握を容易にして業務効率化をサポート~

    2019.03.29

    M³DaaS

    「データ可視化サービス」SysTrackが可能にする「働き方改革」② ~社員の業務把握を容易にして業務効率化をサポート~

    昨今、様々な企業が「働き方改革」に取り組んでいるが、現場の状況にそぐわない施策になってしまうことが多い。

    なぜならば、方針や制度を決定する経営層や企画部門、人事部門、そして環境を整える総務部門や情報システム部門などは、現場の業務を正確に把握することが難しいため、見当はずれの施策を実施してしまうことが多いからである。

    そのため、生産性を向上させるには社員の業務把握と、チームとしてどう仕事に取り組むかという業務アプローチの共通理解が必要になる。

    今回はM³DaaSのオプションサービスとして導入された「データ可視化サービス」SysTrackについて、社員の業務効率改善を可能にする機能をご紹介していく。



    システムや環境が整っているのに「働き方改革」が進まない理由

    前回のブログ(「データ可視化サービス」SysTrackが可能にする「働き方改革」①~PCのユーザビリティを把握して情報システム部の業務をサポート~)でご紹介したように、「データ可視化サービス」を利用することで、情報システム部は「働き方改革」が目指す生産性向上に向けて、システムや環境を整えることができる。

    しかし、ツールや環境が整っていても、営業や製造などの現場で「働き方改革」の推進がなかなか進まないこともある。

    その原因として考えられることの一つは、働き方改革に向けた施策を打つうえで前提となる、社員一人ひとりの正確な業務状態の把握と共有ができていないことだ。

    上司と部下が机を並べて仕事に取り組む従来のオフィス環境でさえ、部下が具体的に何の業務にどれくらいの時間をかけているかを把握するのは難しい。まして社員が自由な場所で働くフリーアドレスやテレワークが普及していけば、社員の業務実態の把握はさらに難しくなるだろう。それでは、どのようにして把握していけばいいのだろうか?

    一つの方法として、ビジネスチャットやWeb会議などのツールでコミュニケーションを密にしていくことが考えられる。
    しかし、コミュニケーション手段の変更時には、慣れないこともあって、見落としや齟齬が発生しがちだ。ツールを導入することで、業務効率が悪化してしまったなどということも起こりうる。

    コミュニケーションツールの導入以外に、それをサポートしてくれる指標データを用意してくれる、業務の「見える化」ツールが必要になる。



    生産性を向上するためには、まずは社員一人ひとりの業務を把握することが必須


    生産性向上を命じられた部門が施策を検討する際の悩みは、どうすれば生産性が上がるかというアクションに取り組む以前に、現在社員がどんな業務を、どんな時間配分でこなしているのかを把握しきれていないことだ。

    業務の中で”ここに無駄がある”と指摘できれば、長時間労働を削減して、生産性向上を実現し、会社も個人もWin-Winの関係を形作れる。

    しかし、従来そうした業務把握を行う仕組みを持っていなかった場合、個別の聞き取り調査やアンケートが必要になり、回答する社員にも取りまとめる部門にも大きな負担になる。調査を行ったとしても、その内容を判断し業務改善の方向性を確定していくのは簡単ではなく、膨大な工数がかかってしまう。

    では、タイムカードや週報日報以上の業務情報を効率的に確認するにはどうすればいいのだろうか?

    今後、テレワークなどが進展すれば、上司には部下とあまり顔を合わせずとも、彼らの業務を管理し評価する、テレマネージメントの能力が求められるようになる。しかし、そうした準備はなかなか進んでいないのが現状だろう。



    仮想デスクトップの利用状況を元に勤怠や業務内容を「見える化」


    M³DaaS@absonneのオプションサービス「データ可視化サービス」の機能の一つは、仮想デスクトップの利用状況を「見える化」することだが、前回説明した全体のモニタリング以外にも、この情報を「働き方改革」に有効活用することができる。

    例えば、各仮想デスクトップのログイン・ログオフの時間を記録することでも、単純な労働時間の把握は容易である。それだけではなく各アプリケーションの利用時間、そのアプリケーションが最前面に表示されていた時間、Webアクセスログなどの情報を取得し、グラフや表の形で「見える化」することができる。

    社員が「いつ」「どのくらいの時間」「何をしていたか」を把握できるため、これらの情報を元に、社員の業務実態を把握し、生産性向上につながる改善の材料とすることができるだろう。

    アプリケーションの利用時間と最前面表示時間で、仕事の内容はかなり正確に把握できる。
    例えば、調査をしている時はWebを閲覧するし、資料作成は、Microsoft WordやMicrosoft PowerPointを使用する。
    また、メールやコミュニケーションツールを利用する際には、関係各所との調整を実施しているのだと判断できる。

    このように最前面のアプリケーションの時間を把握するだけでも、業務種別の大枠の把握が可能となる。

    最近はWebブラウザ経由で使用するSaaSの利用も増大しているため、個別のアプリケーション利用状況だけでは把握できない仕事もあるが、Webのアクセスログも収集しており、この情報も表示可能だ。

    GmailをはじめとするWebアプリケーションの利用状況もわかるため、たとえばメーラーの選択が自由な職場なら、異なる社員のGmailとMicrosoft Outlookの使用時間を比較することで、メール作業の時間を統計的に見ることも可能だ。


    社員ごとの利用状況をダッシュボードで見える化し、働き方改革をサポートすることができる
    社員ごとの利用状況をダッシュボードで見える化し、働き方改革をサポートすることができる


    組織全体の利用統計もダッシュボードにして容易に把握


    類似の業務を担当するグループ全員のデータを可視化し分析することで、類似業務のハイパフォーマーの仕事の仕方もモデル化できるようになる。業務効率を改善するうえで非常に有益なデータとなるだろう。

    また組織全体のデータもダッシュボードにして簡単に把握することができるので、「働き方改革」を推進するうえでの課題を見つけやすくなる。

    「働き方改革」が目指す生産性向上は、やる気だけで達成できるものではない。業務と人間の関わり方が不透明なまま進めようとすれば無理が出てくる。指標となるデータを確認できるツールがあれば、この課題を解決できるはずだ。

    また、今後在宅勤務などが普及した場合、「データ可視化サービス」でログイン・ログオフ時間などを確認すれば労務管理が容易になる。タイムカードと週報・日報の組合せよりはるかに正確な情報が得られ、業務効率の改善などに役立てることができるだろう。

    これらのデータの活用は、企画部門や総務部門、情報システム部門に限ったものではない。上司が部下と離れた場所で仕事をしていても、具体的なデータを元に話し合い、ハイパフォーマーの仕事のモデルケースを基準に業務の効率化を促す、といった使い方も可能になるだろう。

    現在、当社でも「データ可視化サービス」を活用した「働き方改革」に取り組んでおり、実践から得た知見を基にサービスを拡大していく方針である。

    具体的には、分析に必要なダッシュボードの提供にとどまらず、コンサルティングサービス(目的に対して必要となる情報、見せ方、対象者、利用方法、想定される効果、など)も提供予定である。

    データを可視化するだけではなく、そのデータを元に次の施策を実施することが働き方改革であり、具体的な活用方法まで踏み込んで提供することが、当社の価値でもあると考えている。

    これらのサービスを利用することで、ユーザー一人ひとりの最適な働き方を実現し、生産性の向上につなげるための施策を効果的に打ち出すことができるようになるだろう。


    ※SysTrackは、レイクサイド ソフトウェア社のワークスペースアナリティクス ソリューションです。

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