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ECMの必要性

ECM (エンタープライズ・コンテンツ・マネジメント)は、企業内で作成、取得した大量のデータを統合的に管理するためのフレームワークを提供します。企業内に蓄積されているデータを適切に管理することは、迅速で効率的な業務を行う上で重要であるばかりでなく、内部統制やコンプライアンス維持、危機対応といった企業経営の今回を左右する重要性を持っています。ECMの導入は企業経営の効率を高めると同時に、リスクマネジメントを容易にし、企業価値を高める効果が期待できます。

ECMが取り組む課題

ECMでは、企業が一般的に遭遇するさまざまな業務上の課題を解決することができます。いくつかのケースについて見てみましょう。

コンプライアンス準拠と規制対応

近年では多くの企業がグローバルにビジネスを展開しています。海外での訴訟も企業のリスク対策の一部として対応していく必要があります。この時に問われるのが説明責任です。コンプライアンス準拠や規制対応に関して、企業内での意思決定に至る経緯を、証拠を持って説明する必要があります。
ECMには『記録管理』の機能を有しており、これを利用すると、会議録や設計資料、emailのやり取りなど、意思決定に至る過程と関連するコンテンツを適切に管理することができます。『記録』されたコンテンツは変更や削除ができないので、証跡として有効に利用できます。

一般的な業務リスクの低減

『共有フォルダに置かれていた古いドキュメントを参照して事故を起こしてしまった』、『誤ってファイルを削除してしまった』、『必要なファイルを見つけられない』などの経験はないでしょうか?これらは時に大きな企業リスクとなりえます。
OpenTextではバージョン管理機能によって誤参照の問題を解決します。ユーザーは常に最新あるいは目的とするバージョンの正式なドキュメントを参照できます。さらにコンテンツの生成・取り込みから、レビュー・承認、活用、廃棄までのライフサイクルに従い、自動的にかつ適切にアクセス権を適用するため、誤廃棄や誤参照のリスクをなくします。属性検索や全文検索の機能も充実しています。

業務効率の向上

紙やemailをベースにした業務プロセスの場合、紛失やし忘れのリスクがあります。さらに業務によっては例外処理や個別処理が多くて、ワークフロー製品を導入できない場合もあるでしょう。このような状況では、業務プロセスの見える化や効率向上は困難で、かつ上述の企業リスクにさらされます。
ECMではコンテンツ管理を基盤にしたワークフロー機能を有しており、ケース管理と呼ばれています。個々の『ケース(事案)』に対してワークフローを実行し、意思決定に係るさまざまなコンテンツを関連付けて、一元的に管理する手法です。業務プロセスの見える化と効率向上だけでなく、記録管理にも対応できます。

情報漏えい防止

最近、日本でも海外企業に情報が漏出し、ビジネスに大きな影響を与え、訴訟になるケースが見られます。情報漏えい防止や、アクセスや操作ログ等の監査証跡の取得と追跡は企業にとっても死活問題です。
ECMでは厳格なアクセス管理を自動的に行うとともに、コンテンツへのアクセス、参照、変更などに対する監査証跡機能が充実しています。さらにライツ・マネジメントの機能によってコンテンツを常に暗号化して、権利のあるユーザーや場所、期間に限ってアクセスを許可することができます。
OpenTextでは、Documentum製品ファミリーによって上記ECM機能を提供しています。コンテンツの格納庫として定評のあるDocumentumリポジトリを基盤として、各機能を実現するモジュールを積み重ねることができるので、お客様の投資を無駄にすることなく、順次アプリケーションを拡張していくことができます。

※ご注意

ここではコンテンツ、ドキュメント(あるいは文書)、ファイルを以下のように使い分けています。

  • コンテンツ:ドキュメントを含み、それらを包含する情報概念。例えば複数のドキュメントとそれを連携させる情報から一つのコンテンツを構成し、ドキュメントとその属性情報をセットにしてコンテンツと呼ぶ。
  • ドキュメント:一般的な文書。例えばPDFやWORD, PowerPointなどで作成された文書や、画像、動画などを指す。
  • ファイル:コンピュータに格納される物理的な単位で、ドキュメントの構成要素。
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