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よくあるご質問

全般について

文書管理

文書管理システムでは、検索機能、バージョン管理、セキュリティ機能がファイルサーバとの相違点があります。

検索機能 属性検索、全文検索を利用して探しているファイルを探しやすくできます。
バージョン管理 ファイルサーバだと最新版のファイルが分からないことがあります。文書管理システムですとファイルを上書きする際にバージョンを付与できるため、最新版を瞬時に判断することができます。
セキュリティ 文書管理では登録・更新・参照・削除権などをファイルごとに付与可能です。 参照権も製品によってダウンロードを制限したり、印刷を制限する機能があります。

文書管理システムを活用することで社内業務を効率良く進めることが可能です。

ECMとは、「Enterprise Content Management 」の頭文字をとった略称で、企業などで業務上取り扱う文書ファイルや各種のメディアデータなどを包括的・体系的に保管・管理する方式や、そのための情報システムのことを言います。

大規模・大容量の文書を管理することができるのとの豊富な機能を実装しているのが特徴です。代表的な製品はOPEN TEXTとなります。
 
OpenText Content Suite Platform について
OpenText Documentum について

既存システムでのデータ抽出が可能であれば、データ移行は可能です。

既存システムを管理している部署や外部委託会社様と調整・協力をしてデータ移行を実行します。過去に様々な製品からのデータ移行を実施した実績があります。

ホームページに一部の導入事例を掲載しています。

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掲載している事例は、ほんの一例ですので担当営業から他社事例の紹介が可能です。お問合せページよりお願いします
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ワークフロー

申請、承認、決裁などの業務の流れを定義し、コンピューター上で実行できるようにしたものをいいます。

「稟議システム」や「電子決裁システム」と呼ばれることもあります。紙文書に依存しない働き方や業務の流れの見える化ができ、働き方改革、業務効率向上やコンプライアンス向上を目的としてワークフローシステムの導入が行われます。当社としては、主に2製品取り扱いをしており、要件に合う製品の提案を行っています。
ワークフローについて

AgileWorksは、中大規模ユーザー向け、X-Pointは小規模ユーザー向けの製品です。

AgileWorksは、アドオンができ業務に沿ったシステム構築が可能です。X-pointはアドオン開発はできず、パッケージの機能のみご利用可能です。
AgileWorksについて
X-pointについて

ホームページに一部の導入事例を掲載しています。

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掲載している事例は、ほんの一例ですので担当営業から他社事例の紹介が可能です。
お問合せページよりお願いします。
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導入期間・費用

システムの規模や要件によってプロジェクト期間は異なりますが、3か月~1年程度のプロジェクト実績が多いです。

対象業務やデータ移行の有無などでプロジェクト期間も異なりますので、詳しくはお問合せをお願いします。
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システムの規模や要件によって費用は異なります。

対象業務に関する設定作業やカスタマイズ・アドオンの有無などで費用が異なりますので、詳しくはお問合せをお願いします。
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機能について

ECM製品であれば容量の制限は特にございません。

製品ごとに仕様は異なりますが、大規模・大容量が対応できるopentext cspは、1億文書、100TBを超えるファイルの管理も可能です。

ファイルサーバのデータを移行することは可能です。

ファイルサーバのデータを移行するツールの提供が可能です、導入する文書管理システムへデータ移行を当社または貴社でデータ移行が可能です。

海外支社での利用は可能です。

日本国内でシステムを構築し、海外支社からシステムを利用することは可能です。海外支社にシステムを構築する場合は、製品によって構築できないものがありますので、詳しくはお問合せをお願いします。

多言語対応が可能です。

当社の取り扱い製品の多くは、英語などの多言語に対応しております。

社外との情報共有するシステムは、「NsxpresⅡ」で実績が豊富にあります。

NsxpresⅡの共有配信サービスは、インターネットを介してデータ共有/配信を行うサービスです。大量の文書、帳票等を自動アップロードにより配布することができます。お客様ごとに画面カスタマイズを行い、ユーザニーズに合わせてご提供します。
NsxpresⅡ共有配信サービスについて

個別開発は可能です。

お客様の業務を理解し、業務に沿った個別開発の実績は豊富にあります。他システムとの連携や、パッケージで対応できない機能を追加するなど、柔軟な対応が可能です。
製品ごとに開発できる範囲も異なりますので、詳しくはお問合せをお願いします。
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基幹システムとの連携は可能です。

お客様で既にご利用されている、基幹システムと連携することが可能です。製品ごとに連携できる範囲も異なりますので、詳しくはお問合せをお願いします。
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D-QUICK7

ライセンスはユーザーライセンスとサーバライセンスの2パターンを用意しています。

ユーザーライセンスは、10ユーザ単位で購入可能です。50ユーザ以上の場合は、サーバライセンスの方が安価に購入が可能です。詳しくはお問合せをお願いします。

可能です。

版管理は標準機能で対応可能です。

可能です。

テキストベースのPDFやOfficeデータは全文検索の対象となります。画像系データは全文検索対象外となります。

検索は全文検索、属性検索、フリーキーワード検索(属性横断検索)、ファイル名称検索等があります。

可能です。

一度検索を行った検索条件に検索内容を追加して、再検索する事で絞り込みは可能です。

可能です。

検索条件は、名前を付けで保存が可能です。保存単位はユーザID毎になります。

可能です。

検索を行うときにAND条件やOR条件で、検索条件を追加する事は可能です。

パッケージの閲覧専用ビューワ機能によって、ドキュメントの閲覧がスムーズに行えます。

閲覧は以下の機能を持っております。

  • 拡大/縮小
  • 拡大鏡/部分拡大
  • 図面フィット拡大
  • 部分印刷機能(画像貼り付け可)

改定方法は用途に合わせて2種類用意しています。

  • 簡易改訂:ドキュメントをダブルクリックするとアプリケーションがローカルPCにインストールされている場合にアプリケーションが自動起動して改訂されます。
  • 編集用にダウンロードして手動で改訂し、改訂する事も可能です。

可能です。

当社指定のCSVフォーマットを作成して頂き、バッチ登録機能で登録する事が可能です。

オプション機能を利用することで可能です。

パッケージのオプションとして、PDF変換機能を利用して、Officeデータを登録すると、自動でPDFファイルに変換し、OfficeデータとPDFファイルを1つのドキュメント内に登録することが可能です。

可能です。

ユーザID単位に個別に表示する属性の選択と並び順の変更が可能です

Windowsで取り扱えるファイルであれば全て格納が可能です。

ファイルの参照については、ローカルPCに閲覧するためのアプリケーションが必要になります。

可能です。

アクセス権のロールを作成することが出来、そのロールに対してフォルダ作成の権限を設定できます。

可能です。

アクセス権のロールを作成する時に、閲覧権限+印刷可の設定が可能です。

一括編集機能にて、Excelライクに複数文書の属性項目をまとめて入力することが可能です。

フォルダ単位に「一括編集」機能があり、フォルダ内のドキュメントをExcelライクに入力が可能です。
また、上位のフォルダに属性を登録しておくと、ドキュメント登録時に同じ属性は上位フォルダの属性を継承します。

ショートカット機能を用いて共通文書を登録することができます。

既に登録されているドキュメントを元にしてリンクを張り付ける事によってショートカットを作成することができます。

ドキュメントを出力するエクスポート機能があります。

エクスポート機能を使ってフォルダ指定、又は検索結果に対してCVS形式で出力することができます。

可能です。

登録日順、名前順、表示設定順の昇順/降順で指定ができます。

可能です。

登録日順、名前順、表示設定順の昇順/降順で指定ができます。

可能です。

検索結果の項目タイトルをクリックすると並び替えが出来ます。

可能です。

削除を実行するとゴミ箱に保管されます、管理者がゴミ箱をクリアしない限り削除されたデータは残っています。

可能です。

ドキュメントを改訂中はステータスが「編集作業中」になり、他の人は閲覧は可能ですが、改訂はできません。

AgileWorks

同時接続ユーザーライセンス、登録ユーザーライセンスの2つから選択できます。

ご利用ユーザー様が多い、同じタイミングで利用するユーザー数に限りがある場合は、同時接続ユーザーライセンスを選択いただくことをお勧めします。

新たにログインしようとしたユーザーはログインできずエラーメッセージが表示されます。

汎用的なワークフローシステムのため、様々な業務でご利用いただくことが可能です。

業務ごとの帳票例

販売・購買関係 稟議書、伺い書、実行稟議書、与信申請、口座新規開設申請
経費精算書 仮払申請、出張旅費申請、接待交際費申請、交通費精算
総務諸届 住所変更届、結婚届、各種証明書発行申請
情報システム諸届 作業依頼所、PC持込・持出申請、データセンター入館申請
人事諸届 目標管理申請、資格取得申請、360度評価、社内公募
勤怠諸届 残業申請、休暇申請、遅刻・早退申請、直行・直帰申請

連携可能です。

csvでの日次バッチ処理であれば、標準機能で対応ができます。

複数ファイルの添付が可能です。ファイル数の上限はありません。

管理者により1書類につきのファイルサイズの制限を設けることが可能です。(ファイル数の制限はできません)

その他

クラウドでの提案は可能です。

お客様専用のプライベートクラウド形式で、文書管理システムの導入が可能です。Azureや当社の自社クラウドサービス「absonne」が提案可能です。
パブリッククラウドとして、NsxpresⅡを利用した提案も可能です。

サーバ導入も含めて提案することは可能です。

サーバ導入を構築するSEも社内に在籍しております。
文書管理・ワークフローシステムのアプリケーションとサーバなどのインフラ導入の当社でまとめて提案可能です。

お気軽にご相談ください。

文書コンサルティングサービスにより、検討内容ををヒアリングさせて頂きまして、お客様の課題を抽出して解決策を提案させていただきます。
まずはお気軽にご相談ください。
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それぞれの製品デモをお見せできます。

ノートPCにデモ環境を用意しまして、お客様先で製品デモを実施することが可能です。
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各社製品に関するライセンス条件・仕様等(ログイン制限等を含む)は、各提供元ベンダが定めるところによるものであり、これらのベンダ条件・仕様が優先されます。