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導入のヒント

文書管理にかかわる課題とは?

課題:情報共有の実態と課題

ファイルサーバ運用に頼りすぎるリスク

  • 各自が自分用のフォルダに対象の複製データを持っている
  • 作業やデータの重複等で容量がかさむ
  • 複数のフォルダ、ファイルサーバに大量に秘密情報が散在
  • 情報改訂の伝達ミスによる手戻りが発生する
  • 組織間での情報共有が困難
  • 必要な情報がすぐに見つからない
  • 版管理が困難。改訂されたことに気づかない
  • アクセス権が細かく設定できない。運用負荷が大
  • 情報漏えいリスク、紛失リスク
  • 拠点間、社外との共有は困難
  • 社外での業務用に各自のPC内に複製を持つことで情報事故を招く

 

 

メールに頼りすぎるリスク

  • メールサーバの容量圧迫する
  • 秘密情報が多数のPCにローカル保存される
  • 誤送信や無制限の情報転送での情報事故
  • アクセス権、監査履歴がない
  • 宛先記入ミス、膨大なCCリスト
  • 紛失、漏洩事故の危険性がある
  • 大量のメールに埋もれた重要情報の確認漏れにより、連携ミスを招く

 

 

課題:文書情報の拠点別管理でロスやミスが多発

  • 異なる版が拠点別ファイルサーバに散在している。
  • 見ていた文書が最新かわからない。
  • 改訂に気づかないで多大な手戻りが発生。
  • 見たい情報が、アクセス不可。存在を知らない。
  • 関連した情報が 見つけられない。
  • 情報漏えいしても気づかない。

 

 

課題:メールに頼りすぎるリスク

  • 情報間の関連性、連携が 各自の理解と気づき次第になり、ミスや抜けが発生
  • 各自が各自の体系でデータを管理し、最新版の伝達漏れが発生
  • 情報が散在し、漏洩リスクが多大
  • 情報統制ができない。ないはずのデータが残っている。あるべきデータが無い。

課題:重要文書の管理、文書作成プロセス、承認プロセス、依頼プロセスの見える化

業務プロセス、文書ステータスによって、操作可能な権限をダイナミックに制御する

研究開発情報、設計情報、社内審議に関わる案件情報など、秘匿性の高い情報について

  • 確実な授受と 情報の散逸や重複管理、属人管理の排除し、秘密情報の不要な複製を無くすことや、印刷物の配布を無くすことが必要です。
  • どの情報にどの部門のどのような役職や役割を持つチームや人が、参照、編集、削除などの権限を持つかを統一的に制御することが必要です。
  • 実行稟議や投資稟議など、非常に短い期間で 様々な文書を関係先と調整しながら計画書、稟議書を作成し、関係者の承認が必要となることが多いですが、関係先との情報連携、プロセスの見える化、関係各所からの指摘事項と回答対応、頻繁に改訂される文書の共有が行える情報管理基盤が必要となります。