文書管理

DOCUMENT MANAGEMENT

重要文書や秘密文書が社内のローカルサーバやPC、紙で散在してませんか?
改訂前の技術情報や営業情報を見て業務をしてませんか?

文書管理とは

これから求められる文書管理システム

 

重要文書や秘密文書の保護・漏洩対策、企業内の様々なノウハウの共有、プロジェクトや部門を跨った技術情報、営業情報などの共有や最新情報の確実な配信を可能にします。そして長期にわたり記録管理を行う情報管理基盤を構築することで、企業における重要な情報資産を有効に活用させ、保護します。
NSSOLは、企業の情報管理基盤としての文書管理システム構築のお手伝いをします。

文書管理システムにおける課題

ファイルサーバの運用では・・・

  • 検索機能が乏しく、必要な情報がすぐに見つからない。
  • 最新版がどれかわからない。
  • 文書の位置づけがわからない。(作成中?承認済みの完成版?)
  • 操作履歴が残らない。

コンプライアンス対策が徹底できない・・・

  • アクセス権設定が面倒で、運用の手間がかかる。
  • メールでのやり取りでは誤送信による情報事故の可能性も。
  • 社外からのアクセスが難しい。
  • 紙の書類の管理が行き届かず、情報漏えい、紛失のリスクがある。
  • 操作履歴が残らない。

文書が分散して管理されていて、統制が効かない・・・

  • 部門ごとにシステム、ファイルサーバを運用していて、運用コストが大きい。
  • 部門横断的な検索ができない。
  • 一元的な管理ができておらず、最新版が分からない。
  • コンプライアンス対策もシステムごとに行う必要があり、セキュリティリスクも大きくなる。
  • 海外拠点とのファイル共有が難しい。