電子契約について

電子署名は何故必要なのですか？

電子署名を電子文書に付与することにより、その電子文書が間違いなく電子署名者により作成されたこと、および作成後に改ざんされていないことを証明できます。さらに、電子署名法第3条により、電子文書に対する電子署名は、書面に対する押印と同等の証拠力をもつことが定められました。「関係法令リンク 電子署名法」および「電子署名｜電子契約に関係する技術用語集」もあわせてご参照ください。

署名検証とは何ですか？

電子署名に添付された電子証明書が有効であることを確認することです。電子署名が付与された電子文書を受け取った人は、通常ツールを用いて簡単に電子署名に添付された電子証明書の有効性を確認することができます。

電子証明書とは何ですか？

電子証明書とは、電子署名を付与したものが署名者本人であることを証明するもので、電子署名に添付されています。認証局（CA）が本人確認を行い、発行し、PKI（公開鍵基盤）を利用して、電子証明書をもつものが本人であることを証明します。

CONTRACTHUBで、利用できる電子証明書は何ですか？

次の電子証明書を利用できます。これ以外の電子証明書のご利用については、弊社までお問い合わせください。

• （株）帝国データバンクTDB DigiCert 電子認証サービス Class2
• 一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）JCAN証明書
  ※2021年10月1日より、JCAN証明書発行元は、JIPDECからGMOグローバルサイン株式会社に変わります。

タイムスタンプは何故必要なのですか？

タイムスタンプは、インターネットで接続されたタイムスタンプ局により発行され、「タイムスタンプを押された電子文書が、その時点で存在していたこと、およびその後改ざんされていないこと」を証明できます。なお、CONTRACTHUBでは、アマノセキュアジャパン（株）のアマノタイムスタンプサービス3161を利用しています。「タイムスタンプ｜電子契約に関係する技術用語集」もあわせてご参照ください。

EDIとCONTRACTHUBは何が違うのですか？

EDIは、一般にあらかじめ業界で定められたコード体系、フォーマット、プロトコルで発注情報などを送受信します。そのためには、業界共通のルール作りとシステム開発が必要となります。
これに対し、電子契約システムでは、従来の紙ベースで授受していた契約書を電子文書として、文書データのまま送受信する場合に利用します。そのため、電子契約サービスでは、業界共有の細かいコード体系やデータフォーマットなどについて取り決める必要がありません。
ただし、電子契約システムでは、とりかわされた文書の見読性、真正性、完全性、検索性を確保するために、一般に、電子署名、タイムスタンプ、PDF文書による保管、などを行います。ブログ「電子契約とEDIは何がちがうのか？」もあわせてご参照ください。

現在、EDIで受発注を行っていて、電子署名やタイムスタンプは使っていないのですが、電子契約だとどうして必要なのですか？

EDIでは、あらかじめ限定されたクローズドな参加者が、受発注の取り決めを行い、セキュアな環境の下繰り返し受発注情報を交換します。
参加者が限定され、セキュアな取引環境が構築されているため、通常電子署名・タイムスタンプなどは行われません。
他方、電子契約はオープンな環境のもと様々な参加者が契約行為を行うため、改ざん・成りすましなどを防止するため電子署名・タイムスタンプなどを行い、取引の安全性を確保します。
また、電子署名法に対応することで、契約書の証拠力を高めます。

電子契約にすると、なぜ印紙税を払わなくていいのですか？

印紙税法は、印紙税の対象を「課税文書」と定めています。電子契約で作成・交付する「電子データ」はこの「課税文書」にあたらないので、印紙税対象外と考えられています。「関係法令リンク 印紙税関連」およびブログ「電子契約の場合、本当に印紙税を払わなくてよいのか？」もあわせてご参照ください。

電子データのまま税務調査に対応できますか？

電子帳簿保存法（→関係法令リンク 電子帳簿保存法）に則った運用をしていただくことで、電子データのままで、税務調査に対応可能です。ブログ「電子契約で税務調査に対応できるか？」もあわせてご参照ください。

電子契約に関係する法令はありますか？

電子署名法、電子帳簿保存法、e-文書法、IT書面一括法など、電子文書で書面による文書を代替することを認める様々な法令の整備がすすんでいます。「関係法令リンク」をご参照ください。

原本が電子化されると自由にコピーを作成できると思うのですが、問題ないのですか？

原本の電子データは、本サービスのサーバ内に安全に保管され、アクセス管理されているため、不用意にコピーされることはありません。
また、コピーされた場合も、電子署名・タイムタンプにより、改ざんすることはできません。

どのような企業で、電子契約の導入がすすんでいるのでしょうか？

印紙税の削減を目的に、課税文書の多い、建設、ハウスメーカー、IT、流通、不動産など幅広い業界で導入が進んでいます。
また、ペーパレスによる業務効率化・コンプライアンス強化を目的に、製造、金融、医療、人材派遣などの業界が多く採用しています。「導入事例」をご参照ください。

電子文書のフォーマットはPDF以外でもよいのですか？

CONTRACTHUBで電子署名を行う文書のフォーマットはPDFに限定されます。Microsoft®Office文書については、署名時にCONTRACTHUBが、自動的にPDF文書に変換し、電子署名処理を行います。
電子署名を行わない文書（契約書に添付される見積仕様書や工事記録など）は、Microsoft®Windowsで管理可能なファイルであればPDF以外でも登録可能です。
なお、Microsoft®Office文書をPDF文書に自動変換する際に、文書によってはレイアウトが崩れる場合があります。その場合は、予めPDFファイルに変換した上でファイルを登録して下さい。

電子署名の署名検証を行うと、どのような情報が表示されるのですか？

電子署名が有効であること、電子証明書に保管された署名者情報、署名日時、ハッシュ値、署名データなどが表示されます。ただし、検証ツールによって、表示項目がことなることがあります。

電子署名を付与した文書に印影をつけることはできますか？

通常電子署名を付与しても、電子文書に印影がつくことはありません。しかし、CONTRACTHUBでは、標準機能でPDF文書を対象に、電子署名時に印影画像を付与することができます。また、その文書を印刷した際にも印影データが確認できるので、電子署名文書であることの確認が容易です。

購買システム連携とありますが、どのような連携なのですか？

発注側の購買システムとCONTRACTHUBとの連携カスタマイズです。
購買システム上での発注指示にもとづき、注文書、注文請書、検収書、発注関連属性など受発注関連ドキュメントを自動作成し、電子契約サービスに登録するとともに、ドキュメントが登録されたことを受注側にメールで通知します。
さらに、受発注業務の流れにそって、発注側・受注側双方に対し、受発注関連ドキュメントへの署名、配信、保管を支援します。

契約書をMicrosoft®Wordで作成しているが、契約書を作成している担当者のパソコンではPDFに変換するためのソフトウェアを準備していない。変換ソフトは準備しなくとも良いですか？

Microsoft®Word,Microsoft®Excelにより作成されたMicrosoft®Office文書をCONTRACTHUBに登録すると、自動的にPDF変換する機能がありますので、PDF変換ソフトは必要ありません。
なお、電子署名が必要ない文書については、PDF以外のフォーマットでも登録可能です。また、Microsoft®Office文書をPDF文書に自動変換する際に文書によってはレイアウトが崩れる場合があります。その場合は、予めPDFファイルに変換した上でファイルを登録して下さい。

契約書関連文書の中には、1.基本契約書など双方で署名する文書　2.見積書や申込書といった片方のみ署名する文書　3.添付資料のような署名が不要な文書があるが、CONTRACTHUBに登録できるのは、どのような文書ですか？

CONTRACTHUBでは、

1. 電子署名とタイムスタンプをpdfに付与して、本人性・非改竄性の両方を保証し、最も証拠力を高めることができる『署名文書』
2. タイムスタンプのみをpdfに付与し、非改竄性を保証する『捺印文書』
3. どちらも付与しないが契約関連文書としてフォルダに保管する『非署名文書』

の3タイプの文書を登録することができます。
また、『署名文書』、『捺印文書』ともに、1.双方で署名・捺印する文書　2.片方のみ署名・捺印する文書それぞれの登録を行うことができます。

注文書発行後に注文請書が未着のものや、検収が行われずにいる案件や、契約更改期限が迫っている案件などを検索することや　警告メッセージを送ることは可能ですか？

CONTRACTHUBの標準機能により、以下のような様々な形での対応が可能です。

• 案件に関わる契約関連文書を一覧表示し、未発行・未受領の文書を確認
• 案件や文書に付与された属性情報（取引先、発行日、工事件名などの情報）を用いて、検収が行われずにいる案件や契約更改期限が迫っている案件などを検索、システムから担当者、取引先にアラートメールを送付

人事異動や組織改編が頻繁に発生していますが、電子証明書や文書のアクセス権などはどのように対応できますか？

電子証明書は通常、個人に対し発行されます。
このため、人事異動により署名担当者が変わった場合、電子証明書の再発行が必要になります。
また、文書のアクセス権はCONTRACTHUBのユーザ管理機能を利用し、CSVファイルなどによる一括設定が可能です。

ある検索条件（取引先、日付、金額）で案件や文書を検索することや、その検索結果を一覧表示することは可能でしょうか？

システム導入時の初期設定で、案件や文書の検索属性を自由に設定できます。
取引先、日付、金額を検索属性に設定することにより、案件や文書を検索し、検索結果を一覧表示することができます。また、検索結果をCSVファイルに出力することも可能です。

ホームページに、「共有配信サービス」、「原本保管サービス」の案内がありますが、組み合わせて利用している事例はありますでしょうか？

例えば、「原本保管サービス」で既存の契約書管理をされているお客様が、新規の契約書については「電子契約」を導入し、既存の紙契約書と新規の電子契約書を統合的に管理されている事例があります。

海外からの利用は可能ですか？

CONTRACTHUB上で日本語・英語のメニューを切り替えてご利用いただくことができます。ただし現時点での準拠法は日本法となりますので、海外拠点との間でご利用になる際には、各国の法令とのコンプライアンス確認、輸出手続等が必要になる場合があります。詳細は弊社担当営業にご相談ください。

多言語対応はしていますか？

日本語と英語に対応しています。